Главная  /  Решения сетевого документооборота AXIS

    Решения на базе документ-серверов компании AXIS позволяют пользователям отправлять сканируемые документы по сети на адреса электронной почты, файл-серверы, принтеры, а также любые URL Всемирной паутины . Характерными чертами сетевых документ-серверов являются: простота инсталляции, надежный и экономичный способ рассылки документов в сравнении с факсом, традиционной почтой или курьером.
Превосходство перед факсимильной связью - брошюры, фото, счета, котракты передаются с высокой скоростью, с первоначальным качеством и по низкой стоимости, так как используется существующая структура локальной вычислительной сети. И, естественно, это занимает гораздо меньше времени.
Превосходство перед традиционной почтой - отчеты, статьи и рукописные документы могут быть отправлены любому количеству адресатов одновременно. Конечно, это многократно быстрее традиционной почты, дешевле - не требуются пачки бумаги, конверты, марки. Не говоря уже о современных методах защиты электронной корреспонденции.
Превосходство перед курьерской службой - можно отправить любые документы мгновенно и абсолютно надежно и, конечно, существенно дешевле.
Возможности документооборота возрастают благодаря использованию таких функций документ-серверов как прямая отправка документов в приложения в форматах PDF, PCL, TIFF и JPEG.

   Несмотря на все существующие сегодня сетевые средства коммуникаций, компании начали активно использовать в повседневной деятельности пересылку информации хранящейся на бумажных носителях. Тем не менее, документы на бумажных носителях остаются общим узким местом для многих приложений. Например, в процессе перемещения грузов, транспортные документы обычно печатаются с помощью компьютера и прикрепляются на упаковке. В пути, при прохождении контрольных точек, компьютеры сканируют документы, что позволяет отправляющей и получающей компаниям отслеживать нахождение груза. Однако, в случаях когда упаковки не сканируются, информация, особенно сделанная от руки или коментарии сделанные на отдельных наклейках не могут быть легко повторены.
Электронная страница
   Сегодня, как некогда, появилось много технологий обработки документов, позволяющих компаниям легко трансформировать документы на бумажных носителях в доступные электронные форматы. Документ-серверы позволяют компаниям интегрировать в сети стандартные сканеры с существующими структурами электронной почты, для распространения документов множеству пользователей за секунды. В дополнении, программные приложения для простого архивирования и обратного восстановления организуют доступ и хранение документов из многочисленных источников. Продолжая пример с перемещением грузов, если транспортный документ сначала посылается на центральную станцию сканирования, пройдут дни, пока информация станет доступной в компьютерной системе получателя. Это сильно ухудшает эффективность работы обслуживающего подразделения компании получателя. Единственный способ восстановить скорость и эффективность этих процессов, - это уменьшить время хранения информации в бумажном виде. Получая изображение транспортного документа, компания может легко увидеть и получить доступ ко всем рукописным пометкам, контрольным отметкам даже когда сам груз и транспортные документы еще в пути. Задача оперативного получения важных записей на бумажном носителе, решается путем передачи изображения документа, в противном случае информация будет недоступна.

   Тем не менее, многие системы "сканируй и отправь" развиваются с тенденцией к усложнению и требуют обучения, хотя некоторые достаточны для пользователей любого уровня и с начальным опытом. Простота использования, интуитивный интерфейс могут упростить обучение. В некоторых случаях, таких как архивирование переданных заметок, требуется решение нажатием одной кнопки. В частности, на компьютере не требуется много приложений "сканируй и отправь". Для индексации данных и быстрого поиска необходимы оптическое распознование символов (OCR) печатных букв и интеллектуальное распознование (ICR) рукописных букв. Сложные системы "сканируй и отправь" могут включать в себя OCR и ICR возможности работ с базами данных для чтения и хранения заметок. Компании могут выбирать - автоматизировать индексацию всего нескольких полей, таких как например имя заказчика, номер и дату заказа, либо индексацию всего текста на странице. Для компаний владеющих большими объемами структурированной информации, есть смысл внедрения таких технологий как OCR и ICR . Также должны быть добавлены средства для компенсации человеческой невнимательности и ошибок для проверки аккуратности индекирования с помощью OCR и ICR. Как только данные индексированы, отсканированное изображение и сами данные могут быть отправлены в приложение или базу данных. Эта интеграция может быть осуществлена несколькими различными способами, тем не менее очень важно чтобы приложение работающее с данными могло бы легко их интерпретировать и определять дальнейшую обработку. XML (Extensible Markup Language) поддерживается большинством приложений архивирования и баз данных и является гибким способом для создания общих информационных форматов совмещающих форматированные данные и документы на бумаге.

   За последние пять лет, компания Axis Communications стала лидером в области сетевых систем "сканируй и отправь". Были созданы не имеющие аналогов решения такие как первый в мире автономный сетевой документ-сервер с поддержкой XML для простой интеграции документов в приложения. С помощью подключенного к сканеру документ-сервера AXIS 7000 Network Document Server , данные на бумажных носителях могут быть введены и отправлены по сети не используя компьютер. Простой и интуитивно понятный интерфейс позволяет управлять системой без обучения и длительной подготовки. В дополнении, документ-сервер Axis может быть легко конфигурирован с помощью простого файла -описания (в формате XML), которй проиндексирует данные которые необходимо обработать еще до процесса ввода. Метод ручного ввода данных оказался бы сложным и дорогим. Все решения AXIS используют форматы являющимися промышленными стандартами и поэтому полностью совместимы с приложениями. Все это предоставляет пользователям эффективный доступ к информации на бумажных носителях с использованием проиндексированных терминов для поиска с целью экономии времени пользователя.

   1. Подключите сканер к сетевому документ-серверу с помощью SCSI 2-кабеля.(Если есть дополнительная опциональная клавиатура для ручного ввода электронных адресов, подключите ее.)
   2. Подключите сетевой документ-сервер к IP сети посредством Ethernet кабеля.
   3. В момент загрузки, документ-сервер автоматически определит тип подключенного сканера и высветит его имя на дисплее. Все необходимые драйверы уже находятся в документ-сервере. Полный перечень поддерживаемых устройств можно просмотреть на сайте производителя.
   4. Присвойте IP адрес сетевому документ-серверу, либо автоматически используя DHCP или набирите статический адрес на контрольной панели. Текущий IP адрес может быть показан на дисплее.
   5. Документ-сервер может быть сконфигурирован с помощью административных настроек во встроенном Web интерфейсе. Если у Вас в сети активны DHCP или BOOTP сервера - большая часть настроек будет произведена автоматически.

Почтовый сервер

Задайте IP адрес SMTP mail server (почтового сервера), который поддерживает почтовые возможности в вашей сети.

Электронные адреса

Электронные адреса могут использоваться из внешней адресной книги LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) сервера

.

Вы, также, можете ввести в-ручную через Web интерфейс.

Контроль доступа

В случае если документ-сервер размещен в Windows NT/2000 сети, аутентификация производится стандартными NT методами.

Аутентификация упрощает организацию доступа к документ-серверу только авторизованным пользователям. Если используется аутентификация, отправитель документов автоматически устанавливается logged-in пользователем.